”Det är mycket nu”
“Det är mycket nu” sade Stefan Sauk’s karaktär som ett stående inslag i det populära satirprogrammet Lorry i början på 90-talet. Jag tror att det flesta kan känna igen sig i det, eller?
Det kanske skaver lite här och var i organisationen och det kommer inte tillräckligt med leveranser som ger nytta och bidrar till organisationens strategier och verksamhetsmål. Du kan sätta fingret på att det beror på att det görs för mycket samtidigt i organisationen och att det finns en oförmåga att välja bort något.
Begreppet prioritera innebär, enligt Nationalencyklopedin, "ge företräde åt". Att prioritera är alltså att ge något företräde framför något annat, det vill säga rangordna och välja ut. Prioritering är viktigt för att det viktigaste ska bli gjort.
Tydliga strategiska mål och verksamhetsmål
Vid prioritering ska det finnas en koppling till organisationens strategiska mål och verksamhetsmål. Förhoppningsvis finns det redan en tydlig strategi och tydliga verksamhetsmål. Om strategin och verksamhetsmålen är inte är tillräckligt tydliga så är det viktigt att ledningen fokuserar på detta så att rätt prioriteringar kan göras. Ett projekt ska ju möjliggöra ett nytt, önskat framtida läge/tillstånd i organisationen. Om ett projekt inte bidrar till strategin eller verksamhetsmålen ska det inte genomföras.
Rätt prioritet igår är fel idag
Tempot och förändringstakten idag är generellt hög, särskild i vissa branscher. Kanske har du hört att ”vi bygger skeppet under tiden vi seglar” och då om någon gång är det viktigt att prioritera. Ska vi fortsätta att måla masten när vi fortfarande har hål i botten?
Några menar att det inte går att värdera och prioritera idag vad som kommer vara viktigast imorgon och att det därför inte är någon idé att i förväg göra prioriteringar. Låter sig ledningen styras av sådana tankar så kan de inte heller förvänta sig att uppnå det resultat som finns formulerat i strategier och verksamhetsmål.
Flexibilitet är viktigt tycker alla, men även den röda tråden och den uthållighet som krävs för att nå framgång. Prioritering är ett sätt att hålla fokus på rätt saker för att på så sätt uppnå önskat resultat. Skeppet är ju på väg någonstans och vi kan nå fram med en omålad mast men knappast om vi tar in vatten.
Prioriteringsmodell, ett stöd för att avgöra vad som är viktigast
Syftet med en prioriteringsmodell är att stödja en systematisk och enhetlig värdering som skapar samsyn vad som verkligen är viktigast och som ger stöd för väl underbyggda beslut. En prioriteringsmodell kan innehålla olika parametrar och kan vara mer eller mindre komplex.
När det finns ett beslut på vilka värderingsparametrar som ska gälla i organisationen så skapas förutsättningar att skapa en systematisk, gemensam och enhetlig värdering. En samsyn kring prioritering baserat på ett antal gemensamma parametrar gör det relativt enkelt att få samsyn på vad som är viktigast för verksamheten. Det får inte vara de som skriker högst som får möjlighet att genomföra sina projekt.
Exempel på parametrar som kan inkluderas i en värderingsmodell:
Projektet möjliggör uppfyllelse av strategiskt mål/verksamhetsmål
Projektet möjliggör en intäktsökning
Projektet möjliggör en kostnadsreducering
Projektet möjliggör effektivisering
Projektet möjliggör regel-, och lagefterlevnad
Projektet är tvingande utifrån ett tekniskt perspektiv
Projektets kostnad och kostnad för förvaltning
Projektets finansiering
Tillgängliga kompetenser/resurser
Projektets komplexitet
Projektets risknivå
Projektets angelägenhetsgrad
Projektets beroende
Modellen fungerar som ett underlag för att skapa samsyn i beslutsfattandet vid prioritering och är ingen exakt sanning. De olika parametrarnas värde ger en vägledning vid prioritering men dialogen är fortfarande viktig vid den slutgiltiga prioriteringen om vilka projekt som är viktigast för verksamheten. När prioriteringen är gjord behövs också en bedömning av vad som faktiskt är genomförbart baserat på exempelvis kostnad, finansiering, resurser, komplexitet, beroenden, risk samt hur angeläget det är att det genomförs vid en viss tidpunkt.
Min erfarenhet är att det är viktigt att dokumentera både värderingsparametrar, bakgrund och resonemang kring prioritering. Kom ihåg att prioriteringen inte är statisk utan kan ändras och översyn bör ske på regelbunden basis.
Givetvis behöver även modellen utvärderas och vidareutvecklas över tid så att den är harmoniserad med vad organisationen vill uppnå.
Trygghet och fokus
Att verksamheten vet och förstår hur ledningen prioriterar ger trygghet i att resurserna används rätt och att det finns ett tydligt fokus. Dialog och kommunikation är viktiga ingredienser för att delge kollegor och medarbetare vilka prioriteringar som gäller. Använd prioriteringen för att hålla fokus, en bättre planering och effektivare hantering av avvikelser och resurskonflikter som kan uppstå.
Våga
Ett medskick är att verkligen göra prioriteringen och att våga välja bort något eller att satsa på ett visst område för att få så mycket värde som möjligt. Målet med prioriteringen är inte att det finns sjutton projekt som har högsta prioritet.
En sund prioritering av projekt är viktigt, likaså att göra bedömning utifrån verksamhetens bästa. Det handlar inte om att undvika att lösa interna, politiska problem på bekostnad av den utveckling som faktiskt ger mest för pengarna. Att till exempel fördela tio miljoner kronor till tio projekt inom alla verksamhetsområden för att vara rättvis och för att alla blir lite nöjda är inte att prioritera. Då är det bättre att våga ge ett fåtal projekt all fokus.
Oförmågan att våga välja bort, avbryta felsatsningar, bromsa in projekt som inte har rätt förutsättningar eller göra felaktiga prioriteringar kan skada verksamheten och leder ofta till stora förluster och leder till frustration i organisationen.
Kommentaren ”De är mycket nu” kommer också såklart att minska drastiskt ;-)
Maria Björk
MariaB erbjuder projektledning, stöd och förändringsledning med fokus på att skapa verksamhetsnytta och nå uppsatta mål.
2020-02-05