Negativ eller positiv konsekvens – inte den enda skillnaden mellan risk och möjlighet

Det råder viss förvirring kring två av de mest centrala begreppen inom riskhantering, åtminstone i praktiken, i de många projektorganisationer jag möter i min roll som rådgivare och facilitator av workshoppar. I den här krönikan resonerar jag kring några viktiga distinktioner som kan underlätta kommunikation, prioritering av insatser, liksom det viktiga arbetet med åtgärder.

Beroende på sammanhang och verksamhetsområde varierar den exakta definitionen på ordet risk, men ett viktigt konstaterande är att när vi i vardaglig svenska beskriver något som en risk förknippas ordet med något som har negativ konsekvens. Att då, vilket jag stöter på ibland, rulla ut ramverk och arbetssätt som definierar risk som något som kan vara både positivt och negativt riskerar att röra till kommunikationen helt i onödan, vilket är synd då just kommunikation är en så viktig del av gott riskhanteringsarbete. Min erfarenhet från ett stort antal projektbaserade organisationer är att det blir färre missförstånd och en mer naturlig dialog om man istället konsekvent använder risk för negativa scenarion och möjlighet för positiva scenarion, alternativt pratar om hot och möjligheter.

Utöver ovanstående distinktion är det i min mening klokt att i projektsammanhang tydligt skilja på oplanerade händelser (risker/möjligheter), och den osäkerhet avseende exempelvis tid och kostnad som alltid råder kring de aktiviteter som faktiskt ingår i planen. Osäkerheterna kan analyseras med exempelvis min/max-analys eller successivkalkylering, som båda kan ge insikter om var osäkerheterna är som störst, och därmed hjälp med prioritering av var mer analys och utredning behövs. När det gäller risker och möjligheter beskriver dessa tänkbara framtida händelser som inte ingår i planen, där man förstås vill undvika att risker inträffar medan man vill verka för att möjligheterna realiseras. Den sistnämnda skillnaden mellan risk och möjlighet innebär också att såväl analys som åtgärdsarbete kräver olika tankesätt och principer, vilka jag redogör för nedan.

Att analysera sannolikhet och konsekvens för att en risk ska utvecklas till ett problem om den befintliga planen sjösätts är rimligt, och ett effektivt sätt att prioritera riskerna och därefter vidta åtgärder. Men när det gäller möjligheter handlar dessa oftast om händelser som kräver åtgärder för att de alls ska kunna inträffa, en ändring av metod, lösning eller krav, och då blir ju sannolikheten i princip alltid noll vid analys av en möjlighet utifrån den befintliga planen. Ett mer relevant tankesätt är därför att prioritera möjligheter utifrån vilken positiv effekt en ändring av planen kan få, och åtgärdens komplexitet och omfattning (figur 1). Samma modell är användbar vid prioritering av riskbehandlingsåtgärder, och eftersom nya möjligheter i praktiken ofta identifieras i samband med att man kreativt försöker eliminera eller mildra risker, är det tydligt att modellen är relevant i båda sammanhangen.

 

 

Min senaste vetenskapliga artikel handlar om kopplingen mellan risker och möjligheter, att projektplanen ofta kan utvecklas genom att först fokusera på riskerna, och därefter i samband med definitionen av lämpliga riskbehandlingsåtgärder aktivt leta även efter möjligheter. Ibland finner man möjligheter redan i riskidentifieringsarbetet – att en oplanerad händelse efter analys visar sig vara en fördel snarare än en nackdel för projektet. Oavsett när möjligheten identifieras ser man till att inarbeta denna i planen, om effekten är tillräckligt stor i förhållande till insatsen enligt figur 1. Ytterligare ett bidrag i artikeln är att den belyser att exploatering av nya möjligheter ibland kräver att man går tillbaka till projektdirektivet, det vill säga att en ändring av den underliggande affären och effektmålen krävs för att fullt implementera en ny möjlighet. Möjligheter handlar ju både om att undvika kostnader och att öka intäkter och nyttor. Ett viktigt påpekande är, att som alltid när man ändrar i planen (eller direktivet och planen), gäller det att beakta sekundärrisker – det vill säga oönskade händelser som skulle kunna inträffa vid genomförande den nya metoden eller under användningen över tid av den justerade lösningen.

Artikeln heter: Five propositions on how to combine threat and opportunity management in practice to further develop the project, och är publicerad i Journal of Modern Project Management.En del av resonemangen finns på svenska i min första bok Tio klassiska risker i projekt – och hur man vänder risk till möjlighet.

En avslutande reflektion är att en absolut förutsättning för god riskhantering i projekt såväl som i andra arbetsformer, är att organisationen tränar på att tänka efter före!

Henrik Szentes
Konsult och forskare kring organisering, ledarskap och beslutsfattande 

 

2022-12-09

Gå till toppen