Hjälper Du styrgruppen att lyckas?
Hur kommer det sig att projektbeställaren och styrgruppens medlemmar är så passiva? En del sitter i styrgruppen och vill bli skedmatade av projektledaren. Vi projektledare måste hjälpa dem att förstå sin roll i projektet.
Styrgrupper är vanligen sammansatta av ett antal utvalda chefer som tillsammans får mandatet att fatta beslut kring omfattning, tid, pengar och risker i projektet. De tar emot och godkänner leveranser. De ger projektledaren mandat att använda resurser fram till nästa beslutsgrind. De är också linjechefer som blir bedömda på de resultat de gör i sin linjeroll. Ofta medför det att de identifierar sig mer med sin linjechefsroll än med sin styrgruppsroll.
Ett projekt är som ett tillfälligt dotterbolag i bolaget, projektledaren är VD och styrgruppen är styrelsen. I alla styrelser jag varit medlem i har det efter årsmötet, när ny styrelse tillsatts, alltid börjat med ett konstituerande möte för att fördela rollerna. Det har varit liknande procedurer för bolagsstyrelser, branschorgan, bostadsrätter och idrottsföreningar.
En del projekt får större finansiellt mandat än vad verksamheten för övrigt omsätter på ett år. I infrastrukturprojekt handlar det ofta om miljardbelopp. När upplevde Du att en styrgrupp i ett projekt konstituerade sig senast?
Alla styrelser har en ordförande. Det bör styrgruppen också ha och det är önskvärt att det är projektbeställaren som är den ordföranden. Ordföranden har till uppgift att kalla till styrgruppsmöten, leda dem och samordna en oenig styrgrupp. Fungerar det så i Dina projekt? I 90 % av fallen är svaret sannolikt nej. Projektledaren får ofta axla alla dessa uppgifter – och ska samtidigt föredra på styrgruppsmötet och kanske även skriva protokollet. Hur tänkte man då?
Brukar VD kalla till styrelsemötet, sätta agendan själv, leda mötet, vara föredragande på mötet och skriva protokollet? Troligen inte. Snarare tar styrelseordförande sitt uppdrag på största allvar, sätter agendan, leder mötet med fast hand, kräver att VD presenterar och håller sin affärsplan, avkräver kontinuerliga ekonomiska rapporter och utser en mötessekreterare.
I mina projekt brukar jag hjälpa min styrgrupp att hitta sina roller och styrgruppsmedlemmarna brukar uppskatta det. De vet hur de ska göra, när de förstår likheterna med en bolagsstyrelse. Vi behöver hjälpa dem att tänka rätt.
För det första ser jag alltid till att jag har en tydlig beställare. Sedan pratar jag med beställaren om vilka personer jag tror att styrgruppen lämpligen ska bestå av. Här har jag inget mandat att besluta, men jag kan använda min möjlighet att påverka.
En beslutsgrupp bör aldrig vara större än sju personer, helst ska den vara mindre. Om beställaren har mandat att fatta alla beslut med avseende på omfattning, tid, pengar och risker så behövs det ingen styrgrupp. Om hen inte är beslutsmässig ensam, behöver en styrgrupp skapas med minsta möjliga antal personer. Gemensamt har gruppen mandat och kompetens att fatta de beslut som projektet behöver. För att undvika att styrgruppen består av personer utan mandat, men som vill vara med och påverka föreslås referensgrupper.
Jag rekommenderar sedan min beställare att sammankalla styrgruppen, utan min närvaro, för att konstituera sig. Då föreslår jag att de fördelar de olika rollerna Omfattningsgeneral, Finansminister och Riskväktare mellan sig och att ordföranderollen tydliggörs. Och att detta konstituerande möte protokollförs. Formellt, som ett styrelsemöte sig bör, vilket ytterligare bidrar till identifieringen med rollen.
För framgång behövs tillit och partnerskap mellan projektledaren och beställaren och en dynamisk spänstighet i relationen mellan projektledare och styrgrupp. Ett sunt kund-leverantörs förhållande. Jag citerar en föredragshållare från PfP: ”I mina styrgrupper finns inga stolar”. I en styrgrupp sitter man inte, man har ett viktigt arbete att utföra. Vi som projektledare kan hjälpa vår styrgrupp att lyckas med sitt uppdrag. Vi har makten att påverka.
Annette Wendin
VD, Förändringsledare & Affärscoach på INstant INfusion AB
Utvecklar projektledare och projektintensiva organisationer
annette@inin.se
2020-01-10