Intervju med en kanban-mästare
I samband med att jag bytte arbetsgivare i höstas och behövde förbättra mina agila kunskaper kom jag och tänka på danskan Annette Vendelbo som pratade på Passion for Projects Congress 2017. För mig är agilt ett abstrakt begrepp där alla har sin egen uppfattning. Därför ringde jag upp Annette för att prata och lyssna till hennes tankar.
Men först kan det vara bra att gå igenom Agila manifestets fyra principer för att ha något att utgå ifrån:
Värdera individer och interaktion framför processer och verktyg
Värdera samarbete med kunden framför att förhandla om kontrakt
Värdera att reagera på förändringar framför att följa en uppgjord plan
Värdera fungerande produkt framför omfattande dokumentation
Detta betyder inte att man ska undvika den andra halvan av varje punkt, utan snarare lägga mer fokus på första delen. Med det sagt är det svårt att definiera vad ett helt agilt projekt innebär.
Annette har precis kommit hem från Global PMI Konferens i Chicago när jag ringer henne. Hon har pratat om Balanserad projektledning med Kanban, är full av energi och har mycket att berätta. I Chicago var en stor andel av presentationerna relaterade till agil projektledning och agila organisationer berättar hon.
Det finns många skäl till att vi vill jobba mer agilt, menar hon. Öka produktivitet, nå ut till marknad snabbare eller hitta ett bättre alternativ än långvariga och dyra projekt. Hon påpekar att teknologin skiftar snabbt, marknaden följer efter och vi måste anpassa oss efter den. Det kan förändras över några månader.
Annette menar att i traditionella projekt planerar du som mest då du vet som minst om projektet, det vill säga i början. Av naturliga skäl vet du mindre om intressenter och deras behov, vilket gör att du behöver planera om och riskerar både tidsmål och budgetmål.
Samtidigt har folk svårt att acceptera att man inte vet och inte kan planera allt på förhand. Och vi är många som är upplärda att planera så mycket som möjligt från början. Detta är skillnaden mellan förutsättande planering och anpassad planering. Där finns en stor risk med tidig planering och har alltid funnits. Det kommer ändringar i projektet och vi har vant oss vid det. Konsekvenserna känner vi till.
En empirisk produktutveckling, det vill säga att man tar beslut baserat på det man observerat eller testat, istället för långsiktig planering, gör många nervösa, menar Annette.
Det ger en känsla av otrygghet, men det har aldrig varit tryggt och man har förlitat sig på en plan som sällan stämmer överens med verkligheten.
Exempelvis kommer medlemmar bli sjuka under projektet. Detta sker alltid men det är sällan vi planerar för det. Med Scrum och Kanban planerar du dagligen istället. Det ser rörigare ut, men det är mer transparent, menar Annette.
Scrum ser enkelt ut på ytan, men är faktisk svårt att få till att fungera. Det kräver bl.a. ett motiverat team och starkt stöd från ledningen, säger Annette. Jag tänker att det bygger på att företagets strategi verkligen når ner till hela vägen till teamet. Jag tror att motivation finns om man känner att man tillför något av värde. Man måste inte rädda världen men man måste tro att slutprodukten tillför en positiv förändring.
Kanban, som Annette specialiserat sig på senare år, kan användas överallt där man utför serviceleveranser. Kanban är inte begränsat till IT påpekar hon. Man ska dock inte nöja sig med teamets kanbantavla (delivery kanban). Krav, kvalificering och prioriteringar är extremt viktigt att gå igenom på en discovery kanbanatavla, så man säkrar att teamets ofta knappa resurser bara utför rätt aktiviteter som man är säker på att allt kommer användas.
Jag är förvånad över hur enkelt det är att förstå Annettes danska, men troligtvis har jag som Malmöit det gratis med Köpenhamn som närmsta huvudstad och de sjukt många danska tv-kanaler man får på köpet i Skåne.
Även Annete menade att det inte går att köra 100% agilt i flesta fall, vilket jag håller med om. Orsaken är att förvaltningen sällan utförs lika agilt som projekt utförs. Det innebär att governancedelen ofta genomförs i klassisk form. Man måste då se på helheten och utifrån den avgöra hur mycket agilt man ska jobba.
Annette pratade även om produktägare som inte känner sin produkt. Man tar helt enkelt för lätt på att fylla denna roll. Där menar hon att det kan förenklas med Kanban, som då blir ett styrsystem. Kanban kräver heller inte att du gör om din organisation, istället tar du de roller du har här och nu. Du kan starta på en lägre nivå och komma igång snabbare. Förslagsvis håller du endast igång två aktiviteter samtidigt. Detta ger större transparens och begräsningarna kommer ge dig snabbare leveranser. Det är som sagt inte något som behöver förändra organisationen i grunden, menar hon. Förändringar kommer med tiden, efter hand som man ser behovet, dvs evolutionär förändring.
Annette återkommer ofta till transparens. När du arbetar med dina dagliga uppgifter pågår nedbrytning och analyser mestadels i ditt eget huvud under projektets gång, vilket resulterar i att alla har olika perspektiv av projektet. Att jobba agilt är inte gratis, och kostnaden är att ändra inställning och vara mer öppen med sina tankar och åsikter och på så sätt dela med sig av sin kunskap och hjälpa varandra.
Är du specialist är det inte omöjligt att motståndet till agilt är större. Man är kanske van vid att komma in och berätta hur det ligger till. Istället ska man plötsligt dela sin specialistkunskap med andra och hitta bästa lösningen genom samarbete och öppenhet menar hon.
Annette tror att agila metoder så som Kanban ger bättre resultat. Hon försöker ständigt göra projektledning mindre komplex och det hon ofta saknas är just transparensen som faktisk är en förutsättning för att jobba agilt och är en integrerad del av både Scrum och Kanban.
För henne startade intresset för agilt av en slump och i början var hon faktiskt tveksam om man verkligen kunde behålla överblicken och göra Scrum och Kanban operationellt.
Vad händer då med projektledarrollen när en del av uppgifterna flyttas till produktägaren, som bland annat blir mer ansvarig för intressentstyrningen? Rollen skiftar karaktär och den agila projektledaren blir till exempel länk mellan det agila teamet, ledningen och ser till att skapa en ömsesidig dialog med arkitekt, utvecklare och så vidare.
I Scrum förutsätter det att alla i det agila teamet tar mer ansvar än förut. De är ansvariga för estimat, status på sina framsteg, sprintar, forecasts m.m. Det är inte lika dramatiskt i Kanban, säger Annette. I Kanban kan man välja att behålla de ursprungliga rollerna i organisationen och bara komma överens om hur Kanbans principer och tekniker ska användas. Så man får den transparens som men tiden kommer att visa var ändringar kan vara nödvändiga för att skapa de optimala framstegen.
Jag frågar även om införsäljningsfasen av projektet. Sälja något odefinierbart är kanske inte säljarens drömprodukt. Snarare bör man även sälja in ett tillvägagångsätt för att få fram den perfekta produkten, tänker jag.
Vad säger man egentligen till kunden? Som ett exempel kan vi tänka att kunden/produktägaren vill bygga ett hus åt sig och sin familj. Vi som byggare ber kunden vara på arbetsplatsen flera gånger i veckan. Vi börjar med lägga fundament, bygga väggar, tak. Sen flyttar familjen in och börjar berätta vad de faktiskt behöver kontinuerligt för att de ska få ett bra familjeliv. Vi diskuterar hela tiden vad vi ska prioritera och vilka detaljer som är viktiga. Vi låter omständigheter och behov styra.
Om vi återgår till en kund som tror på agilt men inte förstått det till 100%. Hur gör man då med förväntningar undrar jag? Vi kan ju inte lova att de får vad de vill eftersom de faktiskt inte vet? Ett sätt är att estimera alla behov grovt och sen förklara att det kommer behöva att prioritera om det överstiger budget. Men de ska vänta med att prioritera till vi vet mer. Risken är att känslan av otrygghet kommer tillbaka. Det finns ingen tydlig plan att förlita sig till. Men en plan kan ofta vara en falsk trygghet och detta måste man förklara.
Det viktiga är den täta dialogen med kunden, för att återkoppla till det agila manifestet.
Annette menar även att agil transformationer är en stor befrielse för många. Man ska helt enkelt inte tänka ut allt i förväg. Istället reserverar man utrymme i projektet för behov, detta kan man detaljera när man känner till omständigheterna bättre.
Innan vi avslutar samtalet pratar vi om Retrospekiv, eller återblick, vilket rekommenderas att göras ofta enligt både Scrum och Kanban. Det finns en stor risk att detta blir bortprioriterat en fredag eftermiddag, men det finns många knep hur man som ansvarig ser till så att det genomförs. Projektledarens ihärdighet, att se till så det faktiskt genomförs är oerhört viktigt. Alla möten i agilt är ”inspect and adapt” möjligheter, som man ska hålla fast vid. Kontinuerliga möten är ett annat.
Annette menar att med tiden blir det mer komplexa enklare när man använder sig av en agil metod som Kanban. Man hittar den närmsta vägen och synliggör hinder. Den transparens som vi har pratat om gör det möjligt att agera mer proaktivt, med större säkerhet att inget viktigt glöms.
Jag tror att en erfaren projektledare har förstått vikten av intressenthantering genom att faktiskt ha misslyckats med det någon gång. Att förstå allas behov är lika viktigt oavsett metodik. Tittar vi på Kanban och Scrum så lyfts delar av detta ansvar över till produktägaren. En roll som även ska vara nere i detaljerna. Som projektledare tror jag att man måste hjälpa produktägaren att förstå hur viktig intressenthanteringen faktiskt är.
Jag tror att transparensen måste komma från företagets ledning och bli en del av företagets kultur, vilket inte sker över en natt. Om ledningen är och tror på transperens och själv tar sig tiden att vara det, har både organisationen och projekten rätt miljö för att förändra sin kultur till att bli mer öppen och agil.
Annette kan ni lyssna till på EMEA Congress i Berlin i maj.
Vill ni träffa mig och fler från PMI Sweden så kom till Göteborg och Passion for Projects 12-13 mars.
Text av: Jens Andersson
Annette Vendelbo,
PMP, PMI-ACP, of Xvoto ApS Project Director
2018-02-06