Resursbrist eller bara dålig koll?

Kompetensförsörjningen i vissa branscher är en stor utmaning. Medarbetaren är stressad. Projektledaren klagar på dålig närvaro och bristande engagemang. Men är det verkligen ont om resurser, eller saknas transparens?

Inom vissa branscher råder en ökande brist på rätt och tillräcklig kompetens. Speciellt kännbart är detta inom teknik- och vårdverksamheter. Båda områden med stort behov av innovation och utveckling och därmed av rätt resurser.

I en projektintensiv organisation jag har jobbat med i över ett år nu håller vi just på att implementera processer, organisering, verktyg och hjälpsamma beteenden för att arbetet ska bli mer effektiv. Vi har slimmat det så mycket det går, för att undvika all form av överadministration. Vi har utformat ett par anpassade verktyg för att planera och följa upp agilt. Krav som nu ställs på projektledarna i införandet av detta är att de i samtliga projekt ska formulera väldefinierade projekt- och effektmål, leveranslista (produktlogg) och aktivitetslista för en månad i taget (sprintlogg). Högst realistiska krav på en projektledare, eller vad tycker du?

Till min stora förvåning är det en av de mest seniora och projektkunniga projektledarna som opponerar sig kraftfullt. Jag får jaga runt projektledaren som om hen var en hal tvål i ett badkar för att förstå vad det är som är problemet, varpå vederbörande högt och desperat hävdar att hen måste ha TID! Projektledaren har ett projekt i uppstart och ett projekt i avslut, och på pappret en högst rimlig belastning. Men hens upplevelse av tidspress är påtaglig. Varför?

När jag tittar tillbaka på de senaste årens utveckling tror jag mig se samband. Vi har övergett gamla tunga projektstrukturer, utan att lära erfarna projektledare hur de ska göra istället. Förändringstakten och behovet av utveckling och innovation ökar. Ledning och ägare vill se effekter och nyttohemtagning. De kräver snabbare leveranser. Digitaliseringen har på många sätt gjort människan tillgänglig dygnet runt. Brist på återhämtning gör att många är stressade. Tempot har dragits upp helt enkelt – för att det är nödvändigt om vi ska hänga med i utvecklingen och överleva som verksamhet.

Mina projektledarutbildningar innehåller många upplevelsebaserade övningar. En återkommande fälla som deltagarna utsätts för är just tidspress. Och varje gång missar deltagarna att involvera beställaren i initieringen och att planera. Istället hoppar de rakt in i genomförandet. 

Hur kommer det sig att vi tror att vi måste påbörja genomförandet genast bara för att vi har en tight deadline? Ju kortare tid vi har på oss för ett genomförande, desto viktigare är det ju att vi gör rätt sak och att vi gör saker rätt! Logiskt eller hur? Men en stressad hjärna kan inte tänka klart. 

Därför påbörjas en stor mängd projekt i såväl stora som små företag, inom både näringsliv och offentlig sektor utan att målen, leveranserna och aktiviteterna är väl definierade. Mot allt bättre vetande är det erfarna projektledare som gör så - och styrgrupper som accepterar det. 

Är det något som stressar en redan stressad hjärna så är det att inte ha koll. 

Genom åren har jag engagerats för att reda upp ett stort antal havererade projekt. Ett medialt intressant, och högst aktuellt så här i mitten av maj, var Eurovision Song Contest i Malmö 2013. I teamet fanns 50 väldigt stressade teammedlemmar när jag kom in i januari. När vi gemensamt i alla delprojekten hade skapat leveranslistor och aktivitetslistor, gjort våra tidsestimat och stämt av det mot tillgängligheten hos teamet, visade det sig att 2 av 50 var överbelastade. Det här är bara ett exempel, och inte på något sätt unikt.

Hur ser det ut i dina projekt? Har du resursbrist eller bara dålig koll?

Annette Wendin

Förändringsledare & Affärscoach, INstant INfusion AB
Utvecklar projektledare och projektintensiva organisationer

annette@inin.se

2019-05-16