Till startsida

Personlig styrka

Leda utan direkt mandat? Starka projektledare vet hur man maximerar sitt inflytande.

Det är den första dagen på ditt nya projektledningsjobb. Du är full av hopp och förväntan, men du har inte koll på företagets rutiner. Ditt första projekt involverar externa parter. Du har inte direkt mandat över ditt projektteam. Och ännu värre, ditt inflytande är begränsat eftersom ingen känner dig ännu. Hur ska det gå?

Ge inte upp eller anta att du står inför en oöverstiglig utmaning. Även om det kan vara svårt att leda ett nytt och utspritt team från en position av begränsat mandat är det möjligt att lyckas. Här är tips som hjälper dig att snabbt anpassa dig i en ny situation.

KONTROLLERA FOKUS, INTE UPPGIFTERNA

Om du inte är projektledare för ditt projektteam, kommer mikrostyrning att vara omöjligt. Om du försöker det ändå kan ditt team förlora sin motivation. Fokusera inte på om en uppgift är klar, fokusera på hur uppgiften ska bidra till projektets mål. Se till att understryka hur teamets specifika uppgifter kommer att driva projekts framgång. Och var inte rädd för att repetera detta återkommande. Kom också ihåg att leda genom exempel, det är mer effektivt än mikrostyrning - om du ger av dig själv och din entusiasm, kommer ditt team naturligtvis att följa efter.

FÖRSTÅ VAD SOM MOTIVERAR

Bakom varje projekt finns människor. Och människor har alltid personliga mål, preferenser och motivationer. Det kan vara frestande att vilja komma igång snabbt i början av ett nytt projekt, men att investera tid i laguppbyggnad och sammanhållning kommer att löna sig när projektet är igång.

Att förstå ditt team är det enda sättet att effektivt kommunicera, motivera och involvera dem.

Ta dig tid att prata med ditt nya team och förstå deras individuella och gruppreferenser: Ibland ger enkla åtgärder (till exempel anpassa mötestid för att en teammedlem ska kunna hämta sina barn från skolan) skapar viktiga vinster. Att identifiera att en viss mötestid är att föredra, eller att människor är mer bekväma med en typ av samarbetsverktyg över en annan, kan spara dig oändlig frustration på lång sikt.

Att förstå ditt team är det enda sättet att effektivt kommunicera, motivera och involvera dem. Särskilt när du är ny för organisationen och ditt team, måste du vara empatisk och ge av dig själv, för att driva projektet mot målet.

GEMENSAMMA MÅL FÖR BÅDE PROJEKTET OCH INDIVIDERNA

När du förstår dina medarbetare bör du överväga hur projektets mål kan bidra till att vidareutveckla deras personliga mål. Tänk på den lagmedlem som söker en högre synlighet i organisationen: Varför inte låta dem presentera de senaste projektresultaten? Eller överväga kollegan som vill bli expert på maskininlärning och tilldela dem den mest utmanande uppgiften i projektet. Det finns alltid plats i ett projekt för att hitta dessa snabba vinster, ditt team kommer att bli mycket mer engagerat i projektet som ett resultat.

DEFINERA ROLLARNA

Efter att ha gått igenom de föregående stegen får du en tydlig bild av personerna i ditt team. Även om teamet kanske är i stort sett okänt för dig, har du fortfarande samlat intryck och insikter under de första dagarna av att arbeta tillsammans. Tänk på de nyckelpersoner som du litar på mest. Finns det personer som inte borde vara med i projektet? Tänk sedan på vad du kan göra för att skapa fler "betrodda" kollegor och minska antalet "out-of-the-project" -personer. Slutligen definiera vem som ska fylla huvudrollerna i projektet.

GE UTRYMME FÖR AUTONOMI & KREATIVITET

När du börjar lita på ditt team måste du ge dem utrymme att fatta sina egna beslut - det är det enda sättet att frigöra deras potential. Vissa tror att autonomi handlar om att alla gör som de vill, men det bygger på mycket coaching från sidan. Om en lagmedlem agerar på ett sätt som du vill att andra ska efterlikna, låt alla veta det. Erkänn och fira dina teammedlemmar när de fattar bra beslut, gör det klart att du är tillgänglig för frågor och hjälp till när de träffar väggen och stötta dem när de gjort fel. När teammedlemmarna vet att du är tillgänglig och investerad i dem, känner de en högra motivation att göra sitt bästa. Samtidigt måste du dra tydliga linjer för vilket beteende du inte tolererar - och följa upp om det händer ändå.

Dessa tips kan hjälpa dig att leda ett projekt i miljöer där du inte har direkta mandat. Faktum är att dessa åtgärder hjälper dig att påskynda processen att skapa personlig makt inom organisationen, höja projektet och alla som följer det.

Av Javier Augusto González, PMP - Ursprungligen publicerat i PMI Network, Juni 2019

Översatt av: Richard Svahn

2019-06-27