Hög förändringstakt kräver skarpa Projektkontor 

Det övergripande målet för ett projektkontor är att säkra att projekten som startas bidrar till organisationens mål och strategier samt att projekten utförs på bästa möjliga sätt. Det är speciellt viktigt för organisationer som har hög förändringstakt. Många projektkontor brottas med att leva upp till outtalade förväntningar, har ett otydligt mandat och ibland upplevs de vara metodpolis och byråkrat. Hur kan du skapa ett skarpt projektkontor som bidrar till verksamhetens framgång? 

Olika typer av projektkontor

Det finns många slags typer av projektkontor, de kan ha olika namn, har olika ansvarsområden, finnas placerad på olika ställen eller på flera ställen i organisationen. Oavsett detta är min övertygelse att projektkontoret måste präglas av en stark känsla för service för att lyckas och bidra med värde till organisationen. Projektkontoret är en serviceorganisation, inte bara till projekten utan i minst lika hög grad till organisationens ledning. Projektkontoret har en utmanande uppgift att fungera som stöd till både projektledare och ledning vilket kräver både fasthet i kombination med en proaktiv och pragmatisk inställning. Inte en helt lätt uppgift som kräver förtroende och kunskap. 

Syfte och mål med projektkontoret 

Ett projektkontor kan bidra med olika värde beroende på omfattning samt vilken typ av projektkontor som behövs i organisationen. Vilket värde som projektkontoret ska bidra med är viktigt att definiera och förankra i organisationen. Min erfarenhet är att det är mycket bra att göra en verksamhetsplan, precis som för vilken verksamhet som helst. 

I verksamhetsplanen beskrivs:

  • bakgrund och syfte

  • vilka mål som ska uppnås 

  • vilka övergripande aktiviteter som behöver genomföras för att nå målet

  • vilken bemanning som behövs 

  • vilket ansvar och mandat som ges till projektkontoret

Vid etablering eller vidareutveckling 

För att strukturera arbetet och få stöd i att mäta nuläge och definiera önskat framtida läge så är det bra att göra en mognadsanalys. Det finns en mognadsmodell som den statliga organisationen OGC i England har tagit fram som stöd för en analys av en organisations mognadsgrad vad gäller projekt-, program -och portföljstyrning. Modellen heter P3M3 vilket står för Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model och kan laddas ner gratis från http://www.p3m3-officialsite.com/. 

I alla etableringar eller vidareutvecklingar som jag har medverkat i har jag alltid använt mig av en mognadsanalys. Ett grymt bra verktyg!! Genom resultatet av mätningen får du ett nuläge och därefter beslutas ett önskat läge på exempelvis 2-3 år sikt. Utifrån önskat läge arbetas aktiviteter fram i en aktivitetsplan som används vid framtagande av verksamhetsplanen för projektkontoret. Mätningen bör göras om med jämna mellanrum för mäta värdet av projektkontoret och projektverksamheten utveckling.

Mognadsanalysen mäter nuläge och definierar önskat läge inom följande områden: 

  • Styrning

  • Kontroll & Uppföljning 

  • Finansiell styrning 

  • Resurshantering 

  • Resurshantering 

  • Nyttorealisering 

  • Intressenthantering och kommunikation

  • Riskhantering 

Det är viktigt att fokusera insatserna inom valda områden som ger mest effekt. Man kan inte göra allt på en gång. 

Framgångsfaktorer och hinder 

Rätt bemanning

Vid etablering eller vidareutveckling av projektkontor är bemanning avgörande för att nå framgång. Projektkontoret måste bemannas med gedigen projektledarkompetens och ledarskapet som präglas av dialog, samarbete och öppenhet som skapar förtroende och tillit i organisationen. En person som har samma tillgänglighet och förtroende i ledningsgruppen som exempelvis en HR-chef eller Ekonomichef. Att driva ett projektkontor utan direkt dialog med ledningen kommer att innebära sotdöden. 

Att bemanna ett projektkontor med medarbetare som är svårplacerade eller har tid över är inte ett alternativ, då är en kraschlandning ett faktum inom kort. Kraften läggs då på att driva projekten på ”korrekt sätt” istället för effektivt. Projektkontoret blir ofta en byråkrat och metodpolis som fokuserar på att säkerställa att mallar är ”rätt” ifylld istället för att uppnå maximal affärsnytta och hastighet. 

Uthållighet och mäta värde 

Att vara uthållig - att etablera ett framgångsrikt projektkontor är ett långsiktigt arbete som behöver genomföras strukturerat och steg för steg. Varje steg ska vara värdeskapande präglas av att det ska vara lätt att göra rätt. Progressen ska kunna mätas exempelvis genom att jämföra resultatet från mognadsanalysen som verkar som bas samt koppla relevanta nyckeltal som mäter projektkontorets framgång och progress. 

Fokusområden vid etablering

Min erfarenhet är att följande områden är viktiga att fokusera på vid etablering eller vidareutveckling. 

Projektkontoret: 

  • bidrar till verksamhetens framgång genom att stödja ledning att starta rätt projekt för att nå verksamhetens uppsatta mål

  • är proaktivt och pragmatisk- det ska vara lätt att göra rätt. 

  • arbetar systematiskt att återvinna erfarenheter och kontinuerligt arbeta med ständiga förbättringar 

  • skapar ett klimat där människor som arbetar i projekt tycker att det är roligt och växer i sin yrkesroll 

Det finns inte ”en storlek på projektkontor som passar alla”, gör din behovsanalys väl.Få en bred förankring och ledningens stöd och förtroende. Bygg ett skarpt projektkontor med stark servicekänsla och gedigen projektkunskap som skapar förutsättningar för den snabba förändringstakten. 

 

Maria Björk

MariaB erbjuder projektledning, stöd och förändringsledning med fokus på att skapa verksamhetsnytta och nå uppsatta mål.

maria@mariab.nu

2019-03-10